Mil Secs personvernerklæring
Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Mil Sec AS samler inn og bruker personopplysninger.
Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
Mil Sec AS (heretter Mil Sec) behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside, www.milsec.no.
Personvern er viktig i Mil Secs leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.
Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og beskyttes, og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
Hvilke behandlinger av personopplysninger foretas av Mil Sec?
Kunde- og leverandøropplysninger
Mil Sec behandler personopplysninger om kunder og leverandører, i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser.
Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon om kunder og leverandører. Med kontaktinformasjon menes navn på kontaktperson, e-postadresse, telefonnummer og stillingstittel.
Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8 a, b eller f (GDPR Artikkel 6 bokstav b, c og f), samt § 9 a, b og f (GDPR Artikkel 9 bokstav a og b).
Personopplysningene lagres i en egen database. Personopplysningene knyttet til inaktivitet i kunde-/leverandørforhold slettes innen fem år etter registrering. Dette gjelder med mindre skriftlig samtykke til fortsatt lagring er gitt.
Forespørsler via nettsiden
Ved bruk av skjema «Kontakt oss» på milsec.no, bes du om å oppgi navn, e-postadresse og telefonnummer. Opplysningene vil ikke bli videreformidlet til andre utenfor Mil Sec. Informasjonen slettes fortløpende.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 a (GDPR Artikkel 6 bokstav b).
Webanalyse og informasjonskapsler (Cookies)
På Mil Secs nettsider milsec.no logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av Google Analytics. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan på ingen måte spores tilbake til noen enkeltperson. Data blir logget i den hensikt i å optimalisere nettstedet for å øke brukervennligheten for våre besøkende.
Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.
Hvis du ikke ønsker at Mil Sec skal samle inn anonyme data fra deg, så kan du melde deg av denne innsamlingen på Google Analytics eller ved å endre sikkerhetsinnstillingene på din datamaskin. Du kan lese mer om hvordan Google samler inn og beskytter data her.
Personopplysninger om mindreårige
Mil Sec innhenter ikke opplysninger om alder og behandler ikke bevisst opplysninger om barn under 15 år.
Behandling av personopplysninger knyttet til jobbsøkere
Ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer.
I tilfeller der Mil Sec benytter leverandør av rekrutteringstjenester vil behandlingen være bundet av databehandleravtale. Opplysningene vil ikke bli brukt til annet formål enn behandling knyttet til jobbsøking.
Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos Mil Sec, med mindre vedkommende blir ansatt eller samtykker til at opplysningene oppbevares lengre. Det presiseres at jobbsøkere kan få opplysningene slettet når de måtte ønske det.
Opplysninger om ansatte
Mil Sec behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og økonomisjef som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på bedriftens nettsider.
Alle ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.
Informasjonssikkerhet
Vi er opptatt av informasjonssikkerhet, og har implementert rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Mil Sec har sikringsmekanismer som innebærer både organisatoriske og tekniske tiltak slik som rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygget personvern i våre IT-systemer. Materiale som inneholder sensitive personopplysninger eller personnummer og overføres til eller fra Mil Sec skal alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering.
Dine rettigheter
Mil Secs behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV (GDPR Kapittel III). Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:
Rett til innsyn
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger Mil Sec foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.
Dersom du er registrert i Mil Secs systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.
Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne vareta egne interesser.
Rett til retting og sletting
Dersom Mil Sec behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personopplysningsloven og annen lovgivning kreve å få rettet eller slettet personopplysninger. Videre kan du kreve sletting dersom behandling av personopplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller dersom behandlingen baserer seg på ditt samtykke og du trekker dette tilbake. Behandlingen vil være nødvendig dersom den er lovpålagt.
Mil Sec skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven §§ 18, 22, 25, 27 og 28 (GDPR Artikkel 15, 16, 17 og 20) uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. Mil Sec skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.
Kontaktinformasjon
Vi legger opp til at våre kunder skal benytte sin faste kontaktperson i Mil Sec for spørsmål vedrørende Mil Secs behandling av personopplysninger, og disse vil involvere andre i organisasjonen ved behov.
Henvendelser om forespørsler om innsyn, retting og sletting, og avviksmeldinger skal rettes til info@milsec.no eller til
Mil Sec AS, Ole Deviks vei, 0666 Oslo.
Endringer i personvernerklæringen
Mil Sec forbeholder seg retten til å endre eller oppdatere Personvernerklæringen. Alle endringer er gjeldene fra de legges ut, og vil omfatte informasjon samlet inn fra den datoen så vel som eksisterende informasjon oppbevart av Mil Sec. Du kan finne ut når disse retningslinjene sist ble revidert ved å se “Sist oppdatert” nederst på denne siden.
Sist oppdatert 30.04.2021
